Organisation

Damit wir in Zukunft besser und strukturierter vorgehen können und mehr Zeit für Sachthemen haben, wäre es schön, wenn wir uns auf Grundregeln und einen einheitlichen Ablauf einigen könnten.

Startpunkt ist ein Thema, das gelöst werden muß, beispielsweise “Was machen wir beim Fest Xy in Hintertupfing”, “Was müssen wir tun, damit die Aquila am Ostersonntag segelbereit ist” oder “Was benötigen wir alles für unsere nächste Nikolausregatta”.

1. Für jedes neue Thema, das potenziellen Diskussionsbedarf bietet, wird von den beiden Vorsitzenden ein Themenverantwortlicher bestimmt. Dieser legt im Vorstandsvereich ein entsprechendes Forenthema an.
2. Wenn irgendwie möglich, diskutieren wir ein Thema nicht über WhatsApp, sondern persönlich oder im entsprechenden Forenthema. WhatsApp kann zur Notifizierung oder Erinnerung verwendet werden, aber nicht für fachliche Beiträge.
3. Wenn wir merken, dass wichtige Punkte in WhatsApp angerissen werden kopieren wir die Information in das Forenthema und bitte um eine dortige Fortsetzung.
4. Wenn es nötig ist, uns zusammen abzustimmen, verwendet der Themenverantworliche zur Terminfindung das bekannte Tool. Dabei schlagen wir mindestens 5 Termine vor. Wenn nicht klar ist ob wir uns real oder online treffen wollen/müssen schlagen wir mindestens 5 Real- und 5 Onlinetermine vor. Der Link zum entsprechenden Terminfinder wird im Forenthema gepostet.
5. Wenn alle abgestimmt haben, wird vom Themenverantwortlichen einer der Termine mit der höchsten Zustimmung gewählt und im Forenthema bekanntgegeben.
6. Online Meetings führen wir über unsere Seite aus.
7. Soweit möglich terminieren wir reale Treffen nicht vor anderen Terminen, sodaß wir bei Terminüberschreitungen Freiraum haben.
8. Ergebnisse von Real- oder Online-Treffen werden festgehalten und in das Forenthema hochgeladen.
9. Wenn ein Thema zu komplex wird und sich Unterthemen bilden lassen, erstellt der Themenverantwortliche entsprechende Unterthemen im Forum.
10. Grundsätzlich versuchen wir, in der Diskussion sachlich zu bleiben, wertschätzend zu diskutieren und vermeiden bei Sachthemen Ironie und persönliche Spitzen, auch wenn sie freundschaftlich motiviert sind.

Warum das alles?

Ziel sollte es sein, Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen und, da wir ja auch öfter jährlich wiederkehrende Ereignisse haben, eine Datensammlung aufzubauen die uns in Zukunft Arbeit spart, Dinge vereinfacht und bei Wechseln im Vorstand eine schnelle Einarbeitung ermöglicht.

Desweiteren wäre ein wichtiges Ziel, alle Mitstreiter nicht durch endlosen unstrukturierten Nachrichtenoverflow zu demotivieren sondern Themen effizient und für alle erfolgversprechend anzugehen.